Thanh toán
Mục Thanh toán ghi nhận tiền vào và tiền ra, đồng thời giữ cho số dư của mọi khách hàng và nhà cung cấp luôn được cập nhật.
Ghi nhận một khoản thanh toán
Vào Thanh toán để ghi nhận:
- Tiền nhận được từ một khách hàng (cho một đơn bán hàng)
- Tiền đã trả cho một nhà cung cấp (cho một đơn mua hàng)
Mỗi khoản thanh toán được liên kết với liên hệ và đơn hàng liên quan.
Số dư tự động cập nhật
Khi bạn ghi nhận một khoản thanh toán:
- Số dư còn nợ của khách hàng (số tiền họ nợ bạn) giảm xuống
- Số dư còn nợ của nhà cung cấp (số tiền bạn nợ họ) giảm xuống
Không cần tính toán lại thủ công — các con số trong Khách hàng & Nhà cung cấp và Báo cáo luôn phản ánh các khoản thanh toán mới nhất.
Các tab
Mục Thanh toán được tổ chức thành các tab, với các thẻ tóm tắt ở trên cùng cho tổng phải thu, tổng phải trả, tiền nhận được và tiền đã chi ra:
| Tab | Hiển thị gì |
|---|---|
| Dòng tiền | Mọi khoản thu và chi, có thể lọc theo loại |
| Khoản phải thu | Số tiền mỗi khách hàng còn nợ bạn |
| Khoản phải trả | Số tiền bạn còn nợ mỗi nhà cung cấp |
| Thu/chi khác | Tiền vào hoặc ra không gắn với một đơn hàng |
| Điều chỉnh | Sửa thủ công số dư của một đối tác |
| Số dư đầu kỳ | Số dư khởi điểm được chuyển vào khi thiết lập ban đầu |
| Tài khoản | Các tài khoản tiền mặt và ngân hàng, kèm số dư |
Thu/chi khác
Không phải giao dịch nào cũng thuộc về một đơn bán hàng hay đơn mua hàng — phí ngân hàng, hoàn tiền, tiền thuê, thu nhập linh tinh. Hãy ghi nhận những khoản này trong Thu/chi khác.
Với mỗi bút toán, bạn đặt:
- Loại — Thu nhập hoặc Chi phí
- Số tiền
- Tài khoản — tài khoản tiền mặt/ngân hàng nào bị tác động
- Ngày
- Tóm tắt — một mô tả ngắn
Thu nhập hiển thị dưới dạng số dương (màu xanh) và chi phí dưới dạng số âm (màu hổ phách). Một bút toán có thể bị hủy nếu được ghi nhận nhầm; các bút toán đã hủy bị gạch ngang và loại khỏi các tổng.
Điều chỉnh tài khoản
Đôi khi số dư của một khách hàng hoặc nhà cung cấp cần được sửa thủ công — để xóa một khoản chênh lệch nhỏ, áp dụng một khoản ghi có, hoặc sửa một con số đầu kỳ. Hãy dùng Điều chỉnh để chỉnh trực tiếp số dư của một đối tác.
Mỗi điều chỉnh ghi nhận:
- Đối tác — khách hàng hoặc nhà cung cấp
- Loại — Phải thu + (tăng số tiền một khách hàng nợ) hoặc Phải trả + (tăng số tiền bạn nợ một nhà cung cấp)
- Số tiền
- Ngày
- Lý do — vì sao thực hiện điều chỉnh
TIP
Điều chỉnh thay đổi một số dư mà không có dòng tiền thực tế. Hãy dùng chúng cho việc sửa và xóa nợ; dùng Thanh toán cho tiền vào và ra thực tế.
Số dư đầu kỳ
Khi bạn bắt đầu sử dụng JennyERP, khách hàng và nhà cung cấp thường đã nợ bạn tiền hoặc được nợ tiền từ trước. Số dư đầu kỳ ghi lại vị thế khởi điểm đó để các khoản phải thu và phải trả của bạn chính xác ngay từ ngày đầu tiên.
Mỗi hàng hiển thị đối tác, đó là khách hàng hay nhà cung cấp, số dư đầu kỳ của họ, và bất kỳ khoản chờ thanh toán đầu kỳ nào vẫn chưa được tất toán.
Số dư đầu kỳ được thiết lập khi bạn khởi tạo một đối tác và được chỉnh sửa trên trang chi tiết của đối tác đó, không phải trong danh sách này.
Tài khoản tiền mặt
Tab Tài khoản liệt kê các tài khoản tiền mặt và ngân hàng của bạn, mỗi tài khoản kèm số dư đầu kỳ và số dư hiện tại, cùng một dấu hiệu tài khoản mặc định. Tổng số dư trên tất cả các tài khoản được hiển thị ở chân bảng. Các bút toán thu/chi khác được hạch toán vào tài khoản bạn chọn.
Đối chiếu
Hãy dùng các báo cáo sau để giữ tài khoản rõ ràng:
- Sao kê khách hàng — đơn hàng và thanh toán theo từng khách hàng
- Sao kê nhà cung cấp — đơn hàng và thanh toán theo từng nhà cung cấp
- Tóm tắt thanh toán — các khoản thanh toán trên toàn doanh nghiệp
Xem Báo cáo.